Cómo hacer una observación negativa

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Hacer observaciones negativas apesta. Punto. Es incómodo para usted y para el destinatario. Pero no importa cuánto se esfuerce usted por evitarla: la observación negativa puede ser la manera más amable de cambiar un comportamiento. Y créalo o no, hay maneras de dar una opinión negativa que sean lo menos dolorosas posiblepara ambas partes.

El amor por la responsabilidad

Sus empleados se quejan de que los pies de Tonio huelen muy mal. El asunto es tan serio que los distrae de su trabajo. ¿Qué hace usted? ¿Lo ignora? ¿Abre las ventanas? ¿O habla con Tonio?

Usted decide ignorarlo. ¿Qué ocurre entonces? Sus empleados piensan que no los escucha y gradualmente sus canales de comunicación se apagan. Ignorar el problema no hará que desaparezca.

Decide abrir la ventana, pues no quiere apenar a Tonio. El problema es que la mayoría de las oficinas modernas tienen ventanas que no se abren para evitar que se disperse el aire acondicionado. Incluso si lograra abrir la ventana, no estaría solucionando el verdadero problema.

Entonces toma coraje y decide hablar con Tonio. Durante la charla, él le confiesa que acaba de romper con su pareja, que ha estado durmiendo en el sofá de un amigo y tiene todas sus pertenencias en una mochila. Ninguno de sus empleados sabía ésto, y Tonio no sabía cómo contárselo. Hablan sobre la situación y gracias a ello Tonio se siente mejor. ¡Seguro que usted no se esperaba tan buen resultado!

Esta conversación podría haber sido un desastre. Pero no lo fue, ya que es posible dar opiniones negativas en una forma positiva.

1. Escoja el momento y el lugar

Siempre que deba hacer una observación negativa, hágalo en privado. Reserve una habitación o una oficina donde no lo molesten, lejos de la vista de los curiosos.

2. Tenga kleenex a mano

Los buenos directores siempre tienen cerca una buena provisión de kleenex (aunque sólo sea para secarse la sangre cuando les dan un puñetazo en la nariz :>). Puede que usted provoque una respuesta emocional, y es más fácil para su interlocutor poder recomponerse sin tener que correr al lavabo.

3. Verifique que los oídos estén abiertos y listos para recibir

Asegúrese de que la persona está lista para escuchar, confirmando que disponga del tiempo necesario para hablar con usted, y que no deba salir disparado a una reunión o algún otro compromiso. Usted necesita de toda la atención de su interlocutor para asegurarse de que éste recibe y comprende el mensaje.

El pedido debería sonar más o menos así: "Hola, Tonio, necesitaría diez minutos para hablar con usted sobre un asunto. ¿Tiene tiempo ahora o preferiría que nos reuniéramos más tarde?". Si no es el momento, quede en encontrarse luego y asegúrese de que usted también tiene bastante tiempo para la charla.

4. Vaya directo al grano

Ahora que ustedes ya están reunidos en la oficina, mimimice las molestias yendo al grano. Sea sincero, sea específico y concéntrese sólo en el problema central. "Hola, Tonio. Gracias por dedicarme un rato de su tiempo. Me da apuro tener que decirle ésto, así que le pido que me comprenda. En los últimos días he notado qu sus zapatos huelen un poco y ésto resulta algo incómodo para la gente que trabaja cerca de usted. Ésto no había ocurrido antes: ¿le ha pasado algo que ocasionara el problema?" Prepare de antemano los puntos claves de la charla y piense cómo sus interlocutores podrían reaccionar, a fin de planificar sus respuestas. Quizás le convenga ensayar con algún colega de confianzalo que quiere decir: escuchándose a sí mismo podrá tener un mejor control de la situación real. Tenga en cuenta su lenguaje corporal y el efecto que puede causar. Sentar a Tonio al otro lado de su escritorio puede estar bien si lo que usted quiere es poner una barrera física, pero tal vez fuera más efectivo sentarlo a su lado, así ambos pueden enfrentar juntos el problema.

5. Déjelos hablar

Es más que seguro que Tonio se sienta abrumado por la conversación, así que déle tiempo para reordenar sus ideas y poder hablar. Utilice sus mejores habilidades de escucha para lograr que la persona se exprese y descubrir las causas del problema.

6. El mejor comportamiento

No permita que su interlocutor adivine lo que usted trata de decir. Explíquele lo que usted quiere. Si no lo hace, él nunca sabrá bien qué hacer. "Toni, gracias por decirme todo ésto. Lo que me gustaría es que usted cambiara de zapatos, o usara otro calzado más adecuado para venir a trabajar". Ser claro sobre lo que usted quiere es importantísimo cuando la observación negativa pueda resultar un punto ciego para la otra persona. A veces la gente no tiene idea de cómo cambiar la situación. Entonces, aclarárselo depende de usted.

7. El derecho a elegir

Toda persona tiene derecho a tomar determinada actitud después de recibir su observación, o de ignorarla completamente. Es su elección. Dependiendo de la relación laboral que tenga con ella, usted puede tener la responsabilidad de volver a tocar el tema. Si no, pida ayuda a un colega mayor y sortee los obstáculos por distintos medios.

Toda espina tiene su rosa

Hacer una observación negativa nunca será fácil, pero puede resultar menos doloroso. Usted debe estar seguro de sus razones para dar esa opinión negativa, planear cuándo y dónde la dará, y estar listo para escuchar. Aunque terriblemente apenado, Tonio se sintió aliviado de poder hablar con alguien sobre sus problemas. Use estas técnicas cuando deba hacer una observación negativa, y se sorprenderá agradablemente de los resultados.