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Published On: Lun, Ene 9th, 2017

4 formas de simplificar la formación del personal para la videoconferencia

Formar al personal en el uso de herramientas de videoconferencia es esencial para obtener el máximo rendimiento de esta tecnología pero también requiere un considerable esfuerzo de planificación y de esfuerzo por parte de la empresa. Sin embargo hay maneras sorprendentemente simples de conducir este tipo de formación y de hacer que el uso de estas herramientas esté al alcance de todos. La tecnología de videoconferencia actual está diseñada sin perder de vista la usabilidad, la escalabilidad y la movilidad. Esto quiere decir que el entrenamiento más efectivo no se consigue necesariamente a través de un proceso largo y tedioso sino que se puede definir como un entrenamiento basado en el aprendizaje diario de los pequeños trucos y soluciones que se escapan al usuario no entrenado. A continuación hay cuatro maneras sencillas de explicar la formación del personal en videoconferencia haciendo pequeños ajustes que se le pueden haber pasado por alto.

1.- Cuidar las convocatorias.

Una de las cuestiones que más frecuentemente se plantean en la formación de los empleados es cómo evitar el aburrimiento. Hay algunos trucos que pueden ayudar a cambiar esa dinámica. Por ejemplo Business 2 Community sugiere usar Google Calendar para gestionar las reuniones pero, esto es lo importante, planteando la agenda como una serie de preguntas a los participantes. Es decir, en vez de titular un punto de la sesión como “Técnicas de contacto con el usuario”, llamarlas “¿Por qué crees que el usuario se siente incómodo en las sesiones?”. Esto es especialmente útil cuando se usan soluciones como BlueJeans Huddle solutions una de cuyas ventajas es la integración de herramientas habituales en las empresas como el Calendario de Google o Microsoft Outlook para para concertar citas y reuniones en salas de conferencias viirtuales.

2.- Invertir en tecnologías que requieran una menor formación

Una de las ventajas de los sistemas modernos de vídeoconferencia reside en el hecho de que la mayoría de los procesos de participación en reuniones virtuales se hace desde un punto de vista “plug and play”. Es un error instalar un sistema maravilloso que requiera mucho personal técnico para ponerse en marcha; resulta mucho más sencillo descargar la complejidad técnica en un sistema central de manera que los usuarios que puedan concurrir a la vídeoconferencia se limiten a conectar sus ordenadores o teléfonos móviles de una manera sencilla e intuitiva.

Para entender mejor la importancia de este punto, basta con imaginarse la implantación de un sistema de vídeoconferencias en un Ayuntamiento de una ciudad grande o en una multinacional de miles de empleados: sin duda costaría mucho más dar la mínima formación a todos los trabajadores que el sistema en sí.

3.- Ajustar la formación a sus equipos

Inc. señala que una de las mejores maneras de incentivar a los trabajadores en la formación en una nueva tecnología es replicar los equipos existentes en los grupos de formación, de manera que perfiles diferentes tengan un enfoque distinto de la misma tecnología. No es lo mismo el papel del jefe de departamento que el del técnico de soporte y debería plantearse una formación distinta para quienes convocan reuniones de la de quienes asisten como invitados.

4.- Animar a cuestionar el sistema

Mientras que usar un sistema de vídeo conferencia puede parecer algo innovador y motivador por sí solo, es posible que despierte muchas dudas y reticencias en la organización y lo mejor es dejar resueltas las dudas cuanto antes. En vez de centrar los esfuerzos en responder a las grandes preguntas “¿Los sitemas de vídeoconferencia son el futuro de los negocios?” es mejor centrar los esfuerzos en resolver todas las dudas sobre el uso cotidiano de esta tecnología, aclarando dudas sobre cómo integrar los calendarios, cómo compartir una pantalla, enviar un documento o recibir e imprimir un documento en el móvil mientras se mantiene abierta una sesión.

 

Es cierto que la introducción de una nueva tecnología en una empresa provoca pereza pero también es verdad que las soluciones punteras disponibles hoy día en el mercado están centradas en la usabilidad. La clave, por tanto, está en cómo aprender a usar las prestaciones del software y del hardware para hacer algo en concreto; algo que antes nos costaba un mundo conseguir y que ahora se puede resolver en unos minutos. La formación no consiste en explicar las ventajas de la vida moderna sino en mostrar que si una máquina falla, antes había que esperar a que viniese el técnico desde Alemania (y pagarle sus horas, aviones y hoteles) mientras que ahora ese técnico nos puede asistir desde la fábrica a través de vídeoconferencia y reducir el tiempo que está parada la producción de unas semanas a unos minutos. Eso y no otra cosa es lo que puede hacer la tecnología para hacer más fácil nuestra vida.

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